📂 Dossieropbouw en ontslag

Je verwacht (of weet) dat je werkgever een dossier over je functioneren opbouwt. Dossieropbouw heeft een negatieve lading, terwijl dat eigenlijk onterecht is. Wat is het precies? Kan dossiervorming disfunctioneren of ontslag voorkomen? Deze pagina is bedoeld voor medewerkers die te maken hebben met disfunctioneren.

Wat is dossieropbouw?

Dossieropbouw is in arbeidsrechtelijke zin de samenvattende term voor het schriftelijk vastleggen van gesprekken, afspraken, instructies, beoordelingen en waarschuwingen met betrekking tot een medewerker. Vroeger was dat een dikke map met papier, maar tegenwoordig is dat meestal een softwarepakket. Er zijn voor werkgevers verschillende redenen aan te voeren waarom het van belang is om personeelsdossiers aan te leggen. We noemen een aantal voordelen.

Dossieropbouw past bij goed werkgeverschap

Hoewel er geen wettelijke verplichting bestaat tot het schriftelijk vastleggen van bovenstaande gebeurtenissen, bestaat er wel een wettelijke bepaling die stelt dat een werkgever zich dient te gedragen als 'goed werkgever' (artikel 7:611 BW). Dit artikel wordt door kantonrechters uitgelegd als de verwachting dat een werkgever zich ten opzichte van haar medewerkers professioneel en zorgvuldig dient te gedragen. Schriftelijke communicatie richting werknemers over belangrijke zaken is daar een uitwerking van.

Dossieropbouw schept duidelijkheid

Met behulp van een personeelsdossier kan werknemers duidelijk gemaakt worden wat er van hen verwacht wordt. Daarbij kan gedacht worden aan een personeelshandboek of een document waarin (on)gewenste gedragsregels staan beschreven. Dossieropbouw voorkomt verrassingen en bevordert de gelijke behandeling van medewerkers. De kans op miscommunicatie of pijnlijke discussies over gedrag wordt kleiner als geldende normen en afspraken op papier staan en voor de gehele organisatie toegankelijk zijn (bijvoorbeeld via intranet).

Dossieropbouw is nodig voor ontslag

Indien een werkgever je wil ontslaan, dan is sinds de invoering van de Wet werk en zekerheid in 2015 een dossier waaruit je disfunctioneren blijkt een noodzakelijkheid. Een kantonrechter zal dit dossier willen inzien om te beoordelen of je werkgever kan aantonen dat je prestaties niet voldoen aan de verwachten of eisen die aan je functie worden gesteld. Daarnaast dient er aan alle voorwaarden te zijn voldaan om een ontslagverzoek toegewezen te krijgen. Zo zul je tijdig op de hoogte gesteld moeten zijn van je gebreken, moet je in een verbetertraject voldoende tijd gekregen hebben om je functioneren te verbeteren en dient je ondersteuning of scholing aangeboden te zijn. Bij onvoldoende dossieropbouw of het ontbreken van een (ontslag)dossier, is ontslag wegens disfunctioneren via de kantonrechter vrijwel kansloos.

Kun je zonder een goed opgebouwd dossier dan helemaal nooit ontslagen worden? Zeker wel, maar dan wordt je dienstverband bijvoorbeeld ontbonden wegens een verstoorde arbeidsrelatie. Voor een werknemer resulteert dat veelal in een hogere ontslagvergoeding en soms zelfs in een billijke vergoeding.

De inhoud van een ontslagdossier

Indien je werkgever van plan is om je te ontslaan, is de kans groot dat je personeelsdossier daar de basis voor vormt. Het gedeelte dat wordt ingericht om je ontslag voor te bereiden, wordt ook wel je ontslagdossier genoemd.

Als je vermoed of weet dat je werkgever een ontslagdossier opbouwt, is het nuttig om te begrijpen wat daarin verzameld wordt. Misschien kun je het opbouwen wat moeilijker maken. Uiteraard is het nog beter als je in staat bent om je gedrag of prestaties aan te passen aan de eisen of wensen die aan je functie gesteld worden.

Tips bij dossieropbouw

Hieronder geven we tips die bruikbaar zijn als je werkgever bezig is met het uitbreiden van je personeelsdossier of opbouwen van je ontslagdossier.

1. Blijf (of ga) voldoende presteren

Als ontslag dreigt, maar je wel wilt blijven werken, probeer dan (weer) met volle inzet door te werken. Als je steken laat vallen, zullen die worden vermeld in je dossier. Als je er onverwacht een schepje bovenop doet, brengt dat je werkgever misschien aan het twijfelen. De motivatie van je leidinggevende om je te ontslaan, zal ook lastiger te verdedigen worden.

2. Blijf (of wordt) constructief

Zorg ervoor dat je op positieve wijze in gesprek blijft met je werkgever en je niet negatief uitlaat. Dat kan wel degelijk invloed hebben op beslissingen van je leidinggevende en negatieve feedback van collega's voorkomen. Als er een verbetertraject wordt voorgesteld, ga er dan niet op voorhand vanuit dat dit zinloos is. In de helft van de gevallen pakt zo'n aanpak positief uit, omdat je zelf veel invloed op hebt. Wees constructief, kom met voorstellen en creatieve oplossingen. Probeer, hoe moeilijk dat soms ook is, je te verplaatsen in het belang van je werkgever.

3. Reageer tijdig en schriftelijk

Terechte kritiek op je functioneren kun je het beste ter harte nemen en aanpakken in een verbetertraject. Daar zou je tenslotte ook ècht van kunnen leren. Je hoeft echter niet klakkeloos te accepteren dat je om een kleinigheid in een verbetertraject wordt gezet, met uitzicht op naderend ontslag. Het is van belang dat je tijdig en bij voorkeur schriftelijk reageert (mag per e-mail) op eventuele onterechte kritiek. Doe dat op redelijke toon en laat blijken dat je beschikt over voldoende zelfinzicht. Je zou bijvoorbeeld bezwaar kunnen maken als je werk niet aansluit bij je vaardigheden, als je merkt dat je leidinggevende een vooringenomen standpunt heeft of je te weinig tijd krijgt om je te verbeteren. Blijf niet roepen dat alles onzin is, want daarmee zou je zelfreflectie betwist kunnen worden. Het is goed om te weten dat je ook 'onder protest' kunt instemmen met een verbetertraject.

4. Teken gespreksverslagen 'voor gezien'

Hopelijk zitten er weinig of geen negatieve gespreksverslagen van je ontslagdossier. Als die gesprekken nu 'opeens' gevoerd worden, probeer ze dan zo positief mogelijk uit te laten pakken. Staat er onterechte kritiek in? Geef dan aan dat je het daar niet mee eens bent. Je bent niet verplicht om gespreksverslagen te accorderen, maar kunt deze ook 'voor gezien' tekenen. Maak daar gebruik van.

5. Zoek bewijs voor goede prestaties

Ter voorbereiding op een ontslagprocedure, doe je er goed aan om op zoek te gaan naar schriftelijk bewijs van goede prestaties uit het verleden. Kijk of je notities, brieven, e-mails of WhatsApp-berichten kunt vinden van collega's, leveranciers, klanten of je leidinggevende(n). Een persoonlijke brief van de directie om je voor de jaarwisseling te bedanken voor je inzet, maakt je positie sterker.

6. Win juridisch advies in

Meestal is de positie van een werkgever veel minder sterk dan deze doet vermoeden. Bijvoorbeeld omdat je voorheen altijd goede beoordelingen hebt gekregen, er vage verbeterpunten zijn opgenomen of de gevolgen van het niet voldoen aan het verbeterplan niet zijn omschreven. Een ontslagjurist kan dat in korte tijd uitzoeken en uitleggen. Als je werkgever begrijpt dat het verbetertraject ontoereikend is geweest en een ontslagprocedure nog maanden in beslag kan nemen (met onzekere uitkomst), is er vaak wel de bereidheid om een nette ontslagregeling aan te bieden. Via ontslag met wederzijds goedvinden kunnen we vaak vrijstelling van werk bedingen en zorgen voor een riante ontslagvergoeding.